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Eine unbezahlte Rechnung mahnen, ohne dich zu zerstreiten

Ein Kunde, der nicht zahlt, ist stressig und etwas unangenehm zu handhaben. Doch das Mahnen gehört zum Beruf, und es geht ruhig, Schritt für Schritt, ohne die Beziehung in den meisten Fällen zu beschädigen.

Prüfe zuerst, ob alles klar war

Bevor du dich ärgerst, stell sicher, dass die Rechnung nicht missverständlich war. War die Zahlungsfrist angegeben? Waren die Zahlungsangaben, die IBAN oder der QR-Code, korrekt? Eine Rechnung, die im Spam gelandet ist oder ein falsches Detail enthält, erklärt viele Verzögerungen. Wenn alles stimmte, kannst du guten Gewissens mahnen.

Die erste Erinnerung, ohne Aggressivität

Ein paar Tage nach dem Fälligkeitsdatum schickst du eine kurze, neutrale Erinnerung. Geh davon aus, dass der Kunde es einfach vergessen hat, das ist der häufigste Fall. Etwa so: «Guten Tag, ich erlaube mir, Sie an die Rechnung vom [Datum], fällig am [Datum], zu erinnern. Können Sie mir die Zahlung bestätigen? Besten Dank im Voraus.» Mehr braucht es in diesem Stadium nicht.

Wenn es sich hinzieht

Wenn nichts kommt, gehst du zu einer zweiten, bestimmteren Mahnung über, mit einer neuen, klaren Frist. Du kannst darauf hinweisen, dass grundsätzlich ein Verzugszins anfällt, sobald der Kunde in Verzug ist. In der Schweiz sieht das Obligationenrecht mangels anderer Vereinbarung einen Verzugszins von 5 % pro Jahr vor. Schon die blosse Erwähnung genügt oft, um die Situation zu lösen.

Das letzte Mittel

Wenn der Kunde immer noch nicht reagiert, gibt es das Betreibungsverfahren, um deine Forderung einzutreiben. Das ist ein Schritt, den man mit Bedacht einleitet, und es lohnt sich, dich vorher über die Etappen zu informieren. Aber in der grossen Mehrheit der Fälle kommt es nicht so weit. Ein klarer Rahmen und regelmässige Mahnungen regeln das Wesentliche.

Das beste Mittel ist die Vorbeugung

Die meisten Zahlungsausfälle lassen sich bei der Bestellung verhindern. Eine Anzahlung bei neuen Kunden oder grossen Projekten, schriftliche Zahlungsbedingungen und eine Rechnung, die rasch nach der Lieferung verschickt wird, senken das Risiko enorm. Den Überblick zu behalten, wer bezahlt hat und wer noch schuldet, bewahrt dich auch davor, eine Rechnung unbemerkt durchrutschen zu lassen.